文件管理控制著企業(yè)組織中文件的生命周期管理――它們?nèi)绾伪粍?chuàng)建、查看、發(fā)布、和消滅,以及它們?nèi)绾伪怀艋虮A?。一個設(shè)計良好的文件管理軟件促進更加容易的查詢與共享文檔信息。它用一個邏輯的方法組織內(nèi)容,并使貫穿一個企業(yè)標準化內(nèi)容的創(chuàng)建和呈現(xiàn)變得容易。它促進知識的管理和信息最小化,幫助你的組織滿足自己的法律需求。它規(guī)定了一個文件生命周期的每個階段特性,從模板創(chuàng)建到文件處創(chuàng)作、查看、發(fā)布、審核以及最后的銷毀或存檔。